مدیریت زمان

بسمه تعالی

سرفصل های آموزشی: مدیریت زمان

•          زمان در گذشته چگونه محاسبه می شد؟

•          مفاهیم ادراکی و ویژگی های زمان

•          مدیریت زمان یا مدیریت در زمان

•          تعادل زمان در کار و زندگی

•          رابطه قحطی زمان و استرس

•          گستره توجه و هوشمندی در زمان

•          تکنیک زمانی برای توصیف یک پروژه

•          روش های و قوانین خلاقانه مدیریت زمان (قوانین مورفی، مه یر، پارکینسون، بریان تریسی، دیوید آلن، پاراتو، ماتسوشیتا و ...)

•          حل چالش های مدیریتی از طریق شناسایی و حذف ضایعات

•          اصول مدریریت زمان = هدفگذاری+تعیین اولویت+رعایت اولویت

•          سارقان و هدر دهنده های زمان

•          چهار قاعده موثر در مدیریت زمان

•          تکنیک های خلاقانه برای اداره جلسات (تکنیک طوفان فکری، شش کلاه تفکر، بازی جدی با لگو)

•          آشنایی با 4 نسل مدیریت زمان (TM)

•          هشت باور یا راز مرموز موفقیت (ریچارد سنت جون)

مدرس: مهدی بصیرزاده

کارشناس ارشد مدیریت صنایع

www.irantriz.ir

[e-mail]

بنام خدا

مدیریت زمان

مدرس: مهدی بصیرزاده

کارشناس ارشد مدیریت صنایع

مقدمه

زمان از جمله نعمتهای گرانبهایی است که نیازمند برنامه ریزی دقیق می‌باشد. این امر ملاحظاتی را می‌طلبد و افرادی که قصد دارند وقت خود را برای انجام امور متنوع زندگی سازماندهی کنند، باید به چند نکته اساسی توجه نمایند:

1. توجه به مفهوم فراطلایی زمان
2. از بین بردن عوامل مخرب زمان
3. تقسیم بندی و تفکیک زمان
4. هدف گذاری امور زندگی
5. سازماندهی فعالیتها و برنامه‌های زندگی
6. عزم و اراده برای اجرای برنامه‌ها

نکته حائز اهمیت اینکه ، هر یک از موارد فوق ، مکمل مورد قبلی بوده و توجه به یک مرحله و غافل ماندن از مراحل بعدی ، نمی‌تواند فرد را به موفقیت در عرصه‌های زندگی برساند. بنابراین ضروری است که تمامی مراحل گفته شده به صورت سلسله مراتب به اجرا درآید تا نتیجه نهایی و مطلوب حاصل گردد. برای هر فردی در همه عرصه‌های زندگی وقت ارزشی فراطلایی دارد. ارزش گذاردن بر ثانیه‌های زندگی ، زیربنایی‌ترین قدم در راه کنترل و مدیریت زمان به شمار می‌آید و این به معنای حساسیت داشتن به زمان است. برای مشخص شدن این موضوع که ارزش وقت ، توسط شما درک می‌شود یا نه، به این سوال پاسخ دهید که آیا برای وقت و زمان خود واقعا ارزش قائل هستید یا نه؟ و دلایل آنرا برای خود مشخص کنید.

برای پاسخ دهی به این سوال ، لازم نیست ایده‌آل پروری کنید، بلکه واقعیتهای روزانه را که با آنها مواجهید، در نظر بگیرید و یادداشت کنید تا به یک خودشناسی اولیه نائل شوید. نکته اینکه قبل از وارد شدن به حیطه برنامه ریزی امور زندگی ، ابتدا باید خصوصیات وقت و زمان را بشناسید که در این راستا می‌توان گفت وقت یک پدیده شخصی است و تنها شما مصرف کننده آن به شمار می‌آئید، بنابراین هیچ کس نمی‌تواند به جای فرد دیگری از وقت او استفاده کند. از طرف دیگر ، وقت قرض دادنی و ذخیره کردنی نیست و افراد بطور یکسان از آن بهره‌مند هستند. بنابراین تنها راه برخورد با وقت ، استفاده درست از آن است. روی هم رفته می‌توان گفت که وقت غیر قابل تغییر است، لذا نه طولانی می‌شود و نه کوتاه.

عوامل مخرب زمان

وقت با سه نوع از عوامل مخرب روبروست که در این میان ، عادتهای غلط فرد ، مهمترین عامل مخرب زمان به شمار می‌آید. تجربه نشان داده است که با کنترل چند نوع از عوامل مخرب ، می‌توان سایر آفتها را نیز محدود کرد. برای شناسایی عوامل تخریبی زمان ، بایستی به بررسی و مطالعه منشها و روشهای خود پرداخت و آفات موجود را شناسایی کرد.

• برای شناسایی آفتهای وقت ، بررسی عملکرد روزانه یکی از راههای مناسب به شمار می‌آید که در این راستا ، فرد می‌تواند با یادداشت عملکرد روزانه خود و تجزیه و تحلیل آن در طول روزها ، هفته‌ها و ماهها ، اشکالات موجود را دریابد. چنانکه گفته شد، شناسایی آفتهای تخریبی زمان ، یک گام اساسی در راه مبارزه به شمار می‌آید و نکته اینکه ، شناسایی این عوامل ، برخی راه حلهای مناسب را نیز روشن خواهد کرد.

• برای مبارزه با آفتهای مربوط به خلق و خوی افراد که زمان را تلف می‌کنند، بهترین راه ، برقراری یک انضباط شخصی مستمر است که موجب بروز تغییرات تدریجی در این راه می‌گردد. از آنجا که عادتهای نامناسب به صورت تدریجی شکل می‌گیرند و موجب تخریب زمان می‌گردند، لذا تغییر این عادات نیز در طول زمان میسر خواهد بود، بر این اساس ، بایستی سرلوحه کار در شناسایی و از بین بردن عوامل مخرب زمان باشد.

راهکارهای مدیریت زمان

نکته دیگر در راستای مدیریت زمان ، این است که فرد بایستی ارزش زمان را درک کند و اجزای زمان را به خوبی بشناسد. به دنبال شناسایی زمان به راهبردهای عملی‌تر دست بزند که در این میان ، موارد زیر حائز اهمیت می‌باشند:

• تقسیم بندی و تفکیک زمان
• اولویت بندی امور زندگی
• بهبود زمان و مدت بهره برداری از وقت

در راستای تقسیم بندی و تفکیک زمان ، یک فرد بایستی اوقات مربوط به یک روز ، یک هفته و یک ماه را بطور واضح مشخص کند. مشخص شدن این اوقات موجب بوجود آمدن وقت اضافی برای فرد خواهد شد. در نخستین گام در تقسیم بندی زمان ، باید مشخص شود که فرد در یک هفته چند ساعت مطالعه ، خواب ، رفت و آمد ، نظافت شخصی ، صرف غذا و اوقات فراغت دارد و در همین راستا فرد بایستی برای انجام کارهای مورد نظر در یک روز ، یک هفته ، یک ماه ، سه ماه و شش ماه ، یک قاعده و معیار زمانی مشخصی داشته باشد. بنابراین هدف از تفکیک اوقات این است که بدانیم، بطور کلی اوقات شما چگونه صرف می‌شود و از چه قسمتهایی می‌توان کاست و برای آن ، برنامه‌های دیگری جایگزین کرد.

بطور مثال ، فرض کنید که قصد دارید در رقابتهای فشرده آزمون کارشناسی ارشد شرکت کنید، باید از هم اکنون ، زمان را تحت نظارت خود در آورید و بدانید که زمان یک سرمایه نامرئی است. باید بدانید که وقت روزانه ، هفتگی و ماهانه خود را چگونه می‌گذرانید و برای موفقیت در آزمون کارشناسی ارشد ، چگونه باید آنرا تقسیم بندی کنید. بسیاری از افراد برای موفقیت در آزمونهای مختلف ، هزینه‌های فراوانی را متحمل می‌شوند، ولی به یک اصل مهم یعنی مدیریت زمان آزمون توجه نمی‌کنند. از طرفی ، بعضی افراد برنامه ریزی هم می‌کنند، پس برنامه ریزی آنان منطبق با استانداردهای علمی نیست و چه بسا ، یکی از علل مهم شکستشان در آزمون ، همین امر می‌باشد.

زمان تنها منبعی است که به تمام انسانها به شکل مساوی داده می شود ، اما استفاده از آن سرنوشت زندگی شخصی و حرفه ای همه ی انسان ها دقیقا به نحوه ی استفاده از این منبع بی نظیر متاثر می شود .
"موفقیت در مدیریت زمان وابسته به تشخیص کارهای مهم است "
و مدیریت زمان یکی از مهمترین مهارتهایی که نقش کلیدی در موفقیت دارد .

 از نظر مدیریت زمان کارها به چند دسته تقسیم می‌‌شوند:

1- کارهای مهم و فوری: این کارها خود به خود انجام می‌‌گیرد.

2- کارهای مهم و غیر فوری: این دسته کارهایی هستند که افراد موفق و ناموفق را از هم جدا می‌‌کنند و معمولا افراد ناموفق آن را به تعویق می‌‌اندازند.

3- کارهای فوری و غیر مهم: این کارها در جهت اهداف انسان نیستند اما انجام می‌‌شود.

4- کارهای کم اهمیت و غیر ضروری: بعضی افراد به خاطر ناتوانی در انجام کارهای مهم و فوری ( گاهی برای تفنن و گاهی برای فرار از تمرکز حواس ) خود را به این کارها سرگرم می‌‌کنند.

مدیریت زمان

موفقیت در مدیریت صحیح زمان وابسته به انتخاب بین کارهای مهم و غیر مهم است، پس برای موفقیت تحصیلی:

1- از کارهای غیر مهم صرف نظر کنید.

2- کارها را اولویت بندی کنید.

3- راهزنان وقت را بشناسید.

4- راههای ایجاد وقت را یاد بگیرید.

راههای کسب موفقیت در مدیریت صحیح زمان:

از کارهای غیر مهم صرف نظر کنیم

کارها را اولویت بندی کنیم

راهزنان وقت را بشناسیم

راههای ایجاد وقت را یاد بگیریم

راهزنان وقت عبارتند از:

-        صحبتهای کم اهمیت

-        مطالعه مطالب کم اهمیت و غیرضروری

-        تلفنهای غیر ضروری

-        نداشتن انضباط کاری

-        سستی و بی ارادگی در تصمیم گیری

-        ناتوانی " نه " گفتن به خواسته های نابجا

-        نداشتن تمرکز حواس

-        عادت امروز و فردا کردن

-        قبول و یا تحمیل بیش از حد مسئولیت و کار

-        عدم برنامه ریزی مناسب

راههای ایجاد وقت عبارتند از:

 -        زنده کردن وقت مرده

-        انجام کارها به طور همزمان

-        تنظیم کردن وقت خواب

-        عقب انداختن کارهای غیر مهم

-        " نه " گفتن به درخواستهای غیر مهم

دلایل عدم استفاده از مدیریت زمان:

عدم شناخت مدیریت زمان

سستی و تنبلی به دلیل عدم وجود هدف و انگیزش لازم برای برنامه ریزی موثر

علاقه به کار در شرایط بحران و تنگی وقت

مزایای استفاده از مدیریت زمان:

- با مدیریت زمان تعیین می کنید که کدام یک از کارهایی که انجام می دهید مهمتر است این عمل کمک می کند به برخی از فعالیتها اولویت زیادی داده و برخی از فعایتها را حذف کنید

- مدیریت زمان کمک می کند که از طریق حذف مزاحمتها و فعالیتهای غیر ضروری مدت زمانی را که واقعاً کار می کنیم افزایش دهیم

- مدیریت زمان موجب کاهش استرس شده و همین امر موجب بهبود سلامت روحی و جسمی می شود

چگونه از وقت خود بیشترین بهره را ببریم؟

-        هرچه هدفها شفاف تر باشد، کارایی در رسیدن به آنها بیشتر می شود

-        اولویتهای حقیقی خود را در زندگی و کار تعیین کنید

-        برنامه ریزی کنید: هر دقیقه برنامه ریزی برابر با10 دقیقه صرفه جویی در انجام کار است

-        قبل از شروع کار، مقدمات آن را فراهم کنید

-        تمرین مرتب مهارتها باعث کاهش زمان انجام کار و افزایش کارایی می شود

-        استعدادهای منحصر به فرد خود را تقویت کنید

-   خود را تحت فشار قرار دهید تا کارهای بیشتر و بهتری را در مدت زمان کمتر انجام دهید و بدین ترتیب به شخصی کارآمد تبدیل خواهید شد

-        همواره فردی خوشبین و سازنده باشید

 نکاتی پیرامون مدیریت موفق زمان:

-        برای برنامه ریزی ، زمان بگذارید

-        اهداف رامشخص ساخته و مکتوب کنید

-        اولویتها رامشخص کنید

-        تهیه برنامه زمانی انجام کارهای اولویت دار

-        بر اهداف تاکید کنید نه بر فعالیتها

-        هر روز حداقل یک هدف عمده را برای خود قائل شده و بکوشید تا آن را محقق سازید

-        هر روز وقت خود راچنان زمان بندی کنید که ابتدا مهمترین کارها راانجام دهید

-        اطمینان حاصل کنید که اولین ساعت روز کاری شما سودمند باشد

-        هرگاه شروع به انجام کاری کردید سعی کنید بدون وقفه آن را به پایان رسانید

-        ما بین فعالیتها برای خود وقت استراحت نیز در نظر بگیرید

-        به خود و اولویت بندی که انجام داده اید اعتماد داشته باشید

-   به هیچ فردی اجازه ندهید وقت شمارا تلف کرده و برای خود مصروف کند و بیاموزید درصورت لزوم با صراحت" نه" بگویید

-        از تمام لحظات زندگی خود به نحو احسن استفاده کرده و در انتظار رویدادهای خوشایند در زندگی باشید

-        هنگام نیاز از فرد آگاهی راهنمایی بخواهید

-        هدر دهنده های وقت را به حداقل برسانید

کلام آخر : دستیابی به موفقیت در زندگی منوط به اجرای اصل " حذف و انتخاب " است ، انتخاب بین اعمال با ارزش و فعالیتهای بی ارزش . طبق قانون 20/80 سعی کنید از 20% زمان خود برای انجام 80% کارهایتان استفاده کنید.

اصول مدیریت زمان

مدیریت زمان= هدفگذاری+ تعیین اولویت+رعایت اولویت

1-هدف گذاری :

یک انسان موفق هیچ گاه بدون هدف دست به کار نمی زند.انسان بی هدف کاملا تابع حوادث و پیشامدهاست.کسی که هدف روشن و مشخص در زندگی دارد, پس ازرسیدن به موفقیت احساس خوشبختی وآرامش می کند.

اهداف شما به میل و خواسته ی خودتان مربوط است تا همت عالی چه باشد !

بین انگیزه افراد و اهداف انتخابی رابطه ی مستقیمی وجود دارد.

افراد با انگیزه ی بیشتر,اهداف والاتر و بلندتری را انتخاب می نمایند,

درحالی که افراد بی انگیزه, اهداف کوتاه مدت و پست تری را برمی گزینند(دانش آموز با انگیزه به 20 فکرمی کندو دانش آموز بدون انگیزه به 10 رضایت می دهد).

از طرف دیگر,اهداف نیز در ایجاد انگیزه ی کارکنان موثراست.

به طوری که اهداف بلندتر در افراد انگیزه ی بیشتری را ایجاد می کند,

در حالی که اهداف پست,انگیزه ی کمتری درافراد ایجاد می کند.

انواع هدفها

- خودسازی (فردی).

- خانواده (خانوادگی).

- کار و معیشت (حرفه ای).

- فعالیتهای اجتماعی (اجتماعی).

در هر کدام از زمینه ها اهداف بلند و کوتاه مدت مشخص شود.

بدون مشخص کردن اهداف و خط مشی ها نمی توان موفق شد.

هدف خوب باید دارای مشخصات زیر باشد :

1- یک هدف باید چیزی را طلب کند.

2- هدف باید دست یافتنی باشد.

3- هدف باید مشخص و روشن باشد.

4- هدف باید قابل اندازه گیری باشد.

5-هدف باید در محدوده زمانی مشخص باشد.

6-هدف باید مکتوب و مدون باشد.

7- هدفهای کاری باید مورد تایید افراد مافوق باشد.

8- هدفها باید قابلیت انعطاف پذیری داشته باشند

*تنها گنجی که ارزش جستجو کردن دارد , هدف است.*

2-تعیین اولویت :

پس از آن که فهرست اهداف بلند مدت و کوتاه مدت شخصی , خانوادگی و حرفه ای خود را تهیه کردید ضروری است که آن ها را به ترتیب اولویت معین انجام دهید.اگر بیش از یک هدف و یا وظیفه داشته باشید باید اولویت بندی کنید.اگر در یک روز معین ده کار مختلف می خواهید انجام دهید,اولویت هر کدام را براساس درجه ی اولویت بنویسید.اولویت ها دائما در حال تغییر هستند,ممکن است مجبور شوید در آغاز هر روز اولویتها را مورد تجدید نظر قرار دهید.

3-رعایت اولویت :

تازمانی که کار مهمتر و با درجه ی اولویت بالاتر زمین مانده است,دست به کارهای کم اهمیت تر نزنیم.

مهارت یعنی به کارگیری دانش و ضرورت به کارگیری مدیریت زمان وتنظیم منطقی اوقات دراختیارمدیران وکارکنان چه دربعد سازمانی ویا خصوصی به درستی نشانگراین است که"زمان منتظر کسی نمی‌ماند."

مدیریت بروقت، مدیریت برکار و مدیریت برخود، سه امرلاینفک وتجزیه ناپذیر هستند ومی‌توان به جرأت گفت که مدیریت زمان درواقع همان مدیریت برخود است. اگرسیستم مدیریت زمان با نیازها متناسب باشد، می‌تواند انسان را درمدت کمتری مواجه باموفقیت‌های بزرگتری نماید.

هرانسان دقیقا‌١٤٤٠ دقیقه درشبانه روز در اختیار دارد و اصول مدیریت بهره‌وری از زمان حکم می‌کند که نسبت  ستاده به داده  را از طریق صرفه‌جویی درکمیت وقت که درمخرج کسرقرار دارد منبع یا داده و یا افزایش کیفیت وقت که درصورت کسر قرار گرفته خروجی یا ستاده بهبود بخشیم. با رعایت نکاتی درمورد انجام کارهای روزانه جهت دستیابی به نتایج بهتربه شرح زیرمی توان درطول عمربرداشت بیشتری به دست آورد:

 اولویت بندی کارها: کارهای مهم وفوری، کارهای مهم وغیرفوری، کارهای غیرمهم وفوری، کارهای غیرمهم وغیرفوری، کارهای بیهوده و وقت گیر.

 برنامه‌ریزی زمان: اهداف زندگی و فعالیت‌هایی را که مد نظردارید در زمینه‌های کار وحرفه ، اجتماعی، فرهنگی ،خانوادگی، شخصی و…طبق این لیست زیر زمان بندی ومکتوب نمایید: تهیه فهرستی از اهداف استراتژیک ، بلند مدت ، میان مدت ، کوتاه مدت ، اقتضائی وبحرانی؛ اولویت بندی اهداف وتعیین اهداف اولویت دار؛ تهیه فهرستی ازکارهای لازم برای دستیابی به اهداف اولویت دار؛ تهیه برنامه‌ی زمانی انجام کارهای اولویت داربا استفاده ازجدول مدیریت زمان.

  نمونه‌های راهزنی زمان: دیرآمدن و زود رفتن، طولانی نمودن وقت نهار، استراحت وچای، تمارض، تلفن‌های خصوصی زیاد، کارها را به اضافه کاری کشاندن، گفت‌وگوهای خصوصی زیاد با همکاران، مطالعه‌ی روزنامه وکتاب نا مرتبط با کار، انجام کارهای خصوصی، وقت گذرانی‌های بیهوده، خستگی وکسالت، ازاین شاخه به آن شاخه پریدن ، عادت به بی‌برنامه‌گی، فقدان قاطعیت درتصمیم گیری.

مدیریت بر خود

    قبل از اینکه هدف شما مدیریت بر دیگران باشد باید بتوانید خود را مدیریت کنید . مدیریت بر خود شامل: هدف گذاری استراتژی ؛ کنترل و فید بک میباشد . اگر توانستید به ساده ترین هدف ها را دست یابید که می تواند شامل مدیریت بر زمان باشد یا مدیریت انرژی یا مدیریت مالی و ..... آنوقت می توانید قدم بعدی را بر دارید .در زندگی روزمره  باید بتوانید زمان  از لحظه بیدار شدن تا زمان به بستر رفتن در یک روز را مدیریت کنید .چه مدت زمان ( با در نظر گرفتن ریزترین مسایل) نیاز به آماده سازی دارید ؛ چه مدت زمان نیاز به انجام فرآیند امور دارید؛ چه مدت زمان صرف کارهای بیهوده میشود که قابل حذف شدن هستند .در صورت حذف کدام گزینه ها  میتوانند جایگزین گردند تا بهره وری  افزایش یابد ضمن اینکه مدیریت بر انرژی در انجام امور مربوطه لازمه تقسیم انرژی در مدیریت زمان می باشد. پس از آن با هزینه های مرتبط چگونه برخورد شود  . آیا مدیریت بر زمان و انرژی باید سبب افزایش هزینه ها گردد ؟ مسلما باید هزینه ها را بر اساس منابع در دسترس بکار گرفت و تمام اینها جزء در سایه هدف گذاری صحیح و یافتن را ه کار مناسب نیست و باید در حین انجام فرآیند ؛ کنترلهای پیش محاسب ؛ حین فرآیند و نهایی صورت پذیرد تا در برآوردها کمترین خطا و در نهایت بهترین نتیجه حاصل گردد . اکنون باید تمام مراحل انجام یافته از ابتدا تا انتها بازنگری گردد ؛ گره ها حذف یا کاهش یابد و اتلاف ها مشخص گردد . حال باید هدف گذاری جدید با فرآیند جدید شروع گردد و این سیکل همچنان قابل تکرار خواهد بود تا زمانیکه بتوانید بر خود مدیریت کنید  قبل از آن مدیریت بر دیگران جایز نیست .

ضایعات هفتگانه تویوتا:
 ضایعات تولید اضافی یا تولید نامنظم
 ضایعات زمان در دست اقدام ( انتظار(
 ضایعات در حمل و نقل
 ضایعات موجود در فرایند
 ضایعات در ذخیره در جریان ( موجودی ها)
 ضایعات در حرکت
 ضایعات تولید محصولات معیوب

در شرکت تویوتا بر اثر تحقیق در مورد کاهش ضایعات سیستم تولید به موقع(JIT) بوجود آمد.

برنامه ریزی دویست و پنجاه ساله

"کونوسوکی ماتسوشیتا"، بنیانگذار صنایع الکترونیک ماتسوشیتا - سازنده محصولات ناسیونال و پاناسونیک – اعتقاد داشت که آرمانها و فلسفه های جهانیش باید به وسیله برنامه ریزی از حرف به عمل درآید. او تنها به اعلام مأموریت خود بسنده نکرد،‌ بلکه 250 سال آینده را برای اجرای کامل آن پیش بینی کرد. 250 سالی که باید به ده بخش 25 ساله تقسیم شود. او ده سال اول هر دوره را "روزگار ساختن"، ده سال دوم را "دوران به کار بستن" و پنج سال پایانی را "زمان به کمال رسیدن" نامید.

او اعتقاد داشت که «آینده از آن ماست، ما باید پیشروی‌ به سوی آینده را از هم اکنون آغاز کنیم. تا زمانی که از رهبران توانا برخورداریم، آینده ای درخشان را در پیش خواهیم داشت»، و در همین راستا "دانشکده حکومت و مدیریت ماتسوشیتا" را در سال 1978 بنیان گذاری کرد.

(نقل از کتاب نقش دل در مدیریت، نوشته مجتبی کاشانی)

چند نکته کارساز در مورد " مدیریت زمان "

1. به دیگران قول 100% بدهید که کاری را تا  تاریخ معینی به اتمام خواهید رساند. قول دادن به دیگران در شما انگیزه ایجاد می کند.

2.   در مطالعه مجلات ، به منظور صرفه جویی در وقت ، مقالات مورد نیاز خود را جدا کنید و برای مطالعه بعدی بایگانی کنید.

3.     تندخوانی را یاد بگیرید تا بتوانید در مدت کوتاهتری مطالب بیشتری را مطالعه کنید.

4. هر فعالیتی در جهت تقویت انضباط فردی برای استفاده بهتر از وقت و مدیریت زمان باعث تقویت سایر اصول انضباطی نیز می شود.

5.  با حذف تمام کارهایی که انجام آنها از اهمیت ناچیزی برخوردار است ، می توانید کارهای خود را با سرعت بسیار بیشتری به اتمام برسانید.

6.  پیش از آن که یک کتاب را به طور کامل بخوانید ، با ورق زدن و مرور سریع مطالب، سرعت خود را در خواندن کتاب بالا ببرید.

7.  از خواندن مطالب غیرضروری خودداری کنید. اشتراک خود را با مجله ها و روزنامه هایی که به آنها نیاز ندارید قطع کنید.

8.     هنگامی که بسیار خسته اید، به خانه آمدن و زود به رختخواب رفتن یکی از بهترین راه های استفاده از وقت است.

9.  هر روز مقداری از وقتتان را به این اختصاص دهید که در مورد هدف های اصلی و واقعی خود و راه های  بهتری که از طریق آنها می توانید روز به روز به هدف های خود نزدیک تر شوید فکر و تأمل کنید.

10 . رشد شخصیت ، عامل اصلی صرفه جویی در وقت است. هر قدر انسان برتری شوید با صرف وقت کمتری می توانید به هدف های خود برسید.

11 . سعی کنید در تنظیم وقت ماهرانه عمل کنید.

12 . همیشه برای انجام کارهایتان جدول زمان بندی شده داشته باشید و تمام کارها و قرار ملاقات ها را در آن بنویسید.

13 . هر کاری که انجام می دهید در واقع دارید وقتتان را می فروشید. آن را ارزان نفروشید.

14 . راهکارهای مدیریت زمان ، قدرت قضاوت، پیش بینی ، اطمینان و انضباط فردی را افزایش می دهد.

15 . مدیریت زمان ( تنظیم وقت ) بیش از هر چیز نیاز به انضباط فردی ، خویشتن داری و تسلط بر نفس دارد.

قانون پارکینسون Parkinson's Law

 این قانون توسط پارکینسون که یکی از مدرسان علم مدیریت است در سال 1958در کتاب قانون پارکینسون : پیگیری پیشرفت (Parkinson's Law: The Pursuit of Progress)   نوشته شده است . قانون پارکینسون می گوید کار طوری گسترش می یابد که زمان داده شده را پر کند یا به عبارتی می گوید کار به اندازه ی زمانی که برای انجام آن وجود دارد ادامه می یابد.

یک مثال برای درک بهتر:

قانون پارکینسون می گوید اگر برای انجام پروژه ای یک هفته وقت لازم باشد و به شما برای انجام دادن همان پروژه دو هفته وقت بدهند شما به اندازه ی دو هفته برایش وقت صرف می کنید یعنی شما پروژه را در پایان آن دو هفته به اتمام می رسانید گرچه یک هفته کافی بود. (اصطلاحا کار کش می یابد!)

البته قانون پارکینسون توجیه بسیار مناسبی می تواند باشد برای افراد تنبل و برخی از مدیران!

قانون تکانه ی (اندازه حرکت) موفقیت : 

در فیزیک دبیرستان قانون تکانه را خواندیم : زمان × نیرو = تکانه.

 این قانون می گفت اگر یک نیروی اولیه به جسمی که روی سطحی قرار دارد وارد کنیم آن جسم تا زمانی (بدون اعمال نیرویی دیگر از ما) تا اندازه ای به حرکت خود ادامه خواهد داد.

حال قانون تکانه ی موفقیت (که از همان قانون فیزیکی الهام گرفته است) می گوید: گرچه ممکن است انرژی زیادی برای غلبه بر بی حالی در شروع کار احتیاج داشته باشید ولی وقتی شروع کردید نیاز چندانی به این انرژی نخواهید داشت.

حتما بارها شنیده اید که:"فقط یکی دو هفته ی اول سخت هست ٬بعد از اینکه آن یکی دو هفته گذشت آن کار برای شما آسان می شود و اصطلاحا رو غلتک می افتید!" این همان قانون تکانه ی موفقیت هست.

قوانین عمومی مورفی (Murphy's Law):

1- هیچ کاری به آن سادگی که بنظر می آید نمی باشد.

2- تمام کارها بیشتر از آن چیزی که شما فکر می کنید وقت می گیرند.

3- اگر احتمال اینکه چند پدیده باهم رخ دهند و باعث خرابی سیستم شوند خیلی کم باشد، هنگامی که شما نیاز دارید سیستم درست کار کند این پدیده ها باهم رخ خواهند داد.

4- هر راه حلی که برای مشکلات ارائه می شود، خود مشکلات جدیدی بوجود می آورد.

نتیجه ی قانون مورفی: "بر اساس این قانون، تمام شرایط محتمل برای شکست پروژه را در نظر بگیرید".

قورباغه  را بخورید!:

مارک تواین زمانی گفت:"اگر اولین کاری که هر روز صبح می کنید این باشد که یک قورباغه را زنده بخورید تمام روز خیالتان راحت است که بدترین حادثه آن روز را پشت سر گذاشتین".

قورباغه ی شما مهمترین کاری است که پیش رو دارید و اگر همین حالا فکری به حال آن نکنید احتمالا انجام دادن آنرا به بعد موکول خواهید کرد.

تا اینجا فهمیدیم که قورباغه استعاره از کار است وخوردن قورباغه یعنی انجام دادن کار و هرچه قورباغه زشت تر و بزرگتر باشد خوردنش هم سخت تراست. قورباغه زشت تر و بزرگتر یعنی کار سخت تر و بزرگتر .

یک مثال درمورد روش قورباغه را بخور: فرض کنید قرار است امروز این 3 کار را انجام دهید: به ترتیب کارها رو از مشکل به آسان(از نظر خودم) می نویسم:  درس خوندن برای کنکور٬ نوشتن یک مقاله در مورد مدیریت زمان و نوشتن یک مقاله در مورد موفقیت و کامیابی. یعنی برای من درس خواندن برای کنکور٬ زشت ترین وبزرگترین قورباغه می باشد٬ پس ابتدا درسم را می خوانم و بعد سراغ تهیه مقاله در مورد مدیریت زمان و موفقیت می روم.

روش قورباغه را بخور می گوید اگر قرار است یک قورباغه را بخورید تماشا کردن آن فایده ای ندارد٬ اگر قرار است یک مقاله در مورد قورباغه بنویسید٬ معطل نکنید سریع اقدام کنید٬ اگر قرار است یک کتاب درسی را بخوانید فکر کردن و دور اتاق چرخیدن و... فایده ندارد.

روش قورباغه را بخور می گوید  از بین دوتا قورباغه(که هر دو را باید بخورید)ابتدا قورباغه ی بزرگتر و زشت تر را انتخاب کنید هیچ توجه ای به چشمک های قورباغه زیبا نکنید!

شاید شما بگویید بعضی از کارها را باید در یک زمان خاص انجام دهیم یعنی مجبوریم که اینگونه عمل کنیم( مثل کلاس های دانشگاه) و در نتیجه ترتیب خوردن بعضی از قورباغه ها دست ما نیست.بله درست است استثنا هم وجود دارد.

آیا لازم است از همه ی روش ها و قوانین مدیریت زمان استفاده کنیم ؟ به نظر من خیر٬ ولی هر کدام از این روش ها حداقل ارزش یک بار امتحان کردن را دارند.

اصل شفافیت
هرچه هدف ها شفاف تر باشند ، کارایی شما در رسیدن به آنها بیشتر می شود .
شفاف بودن هدف ، 80% از موفقیت است .
موفقیت یعنی هدف و بقیه فقط تفسیر آن است .
هر چه تعداد اهداف مکتوب بالاتر باشد تعداد کارهایی که در یک زمان انجام میشود نیز بالاتر است.    (برایان تریسی)

تنبلی کنید!:

تنبلی یا مسامحه کاری خلاق یکی از موثرترین روش های عملکرد شخصی است که می تواند زندگی شما را تغییر دهد مسامحه کردن خلاق یعنی آنکه فکورانه و به عمد تصمیم بگیرید چه کار هایی است که در حال حاضر می خواهید آنها را کنار بگذارید مشروط بر اینکه کنار گذاشتنی باشند.

اگر عمدا کارهایی که بی اهمیت هستند انجام ندهید یا به عقب بیندازید٬ فرصتی برای انجام دادن کار های مهمتر باقی می ماند.حتما به دفعات شنیده اید که : " در مواقع لزوم به درخواست دیگران٬ قاطعانه و مودبانه٬ نه بگویید."این یک اصل در مدیریت زمان است. حال اگر خود شما از خودتان درخواست انجام کاری کنید چه؟در این مورد نیز اگر لازم بود بگویید نه.

اصل 10 برای 90:

اولین 10 درصد زمانی را که صرف برنامه ریزی کارتان می کنید 90 درصد در انجام دادن کارتان صرفه جویی می کند و این یعنی مدیریت زمان!

دو اصل اساسی در برنامه ریزی:

 ۱-برنامه ریزی داشته باشید ولی در برنامه ی خود غرق نشوید و انعطاف داشته باشید. چرا غرق نشویم؟ خیلی ساده است. شاید شنیده باشید که٬ برنامه ریزی آوردن آینده به حال است٬ تا بتوان کاری برای آن کرد. ما که از آینده خبر نداریم٬ یعنی ممکن است در آینده اتفاقاتی رخ دهد که ما از قبل آنها را پیش بینی نکرده باشیم و به همین دلیل در برنامه لحاظ نکرده ایم٬ پس برنامه را تغییر می دهیم (اصل انعطاف).

۲-خودتان برنامه ریزی کنید و به دیگران اجازه ندهید برای شما برنامه ریزی کنند. چرا؟ چون هر شخص ظرفیت منحصر به فردی دارد. البته این بدان معنی نیست که از تجربیات مشاوران استفاده نکنیم.

قانون مه یر (Meyers Law):

قانون "مه یر" می گوید پیچیده کردن چیز ها کار ساده ای است اما ساده کردن آنها کار پیچیده ای است. اما چگونه کارها را ساده کنیم  و در نتیجه در زمان کمتری کار را انجام دهیم؟ در قسمت دوم مقاله ی "مدیریت برتر زمان" به سه مورد زیر خواهم پرداخت:1- تکنیک های ساده کردن کارها 2-دیگر قانون ها و روش های مدیریت زمان 3-از بالا به قضیه نگاه خواهیم کرد تا به یک جمع بندی کلی برسیم٬ طوری که از دریچه ی تئوری بگذریم و به دنیای عمل برسیم!

 قانون پیچیدگی:

 پیچیدگی هرکاربرابراست =( تعداد مراحل آن کار به توان 2 ) پس هر چه تعداد مراحل کاری کمتر باشد راحت تر انجام می گیرد.فرض کنید با کسی تماس می گیرید چون تعداد مراحل کار یکی است در نتیجه پیچیدگی آن برابر 1 است اما اگر این کار را به شخص دیگری واگذار نمایید کار را دو مرحله ای کرده اید(1- واگذاری کار2- تماس از طریق شخص دوم) در نتیجه پیچیدگی کار می شود 2 به توان 2=4 . یعنی امکان افزایش زمان٬هزینه٬اشتباهات یا بد فهمی از 1 به 4 افزایش پیدا کرده است!

حال اگر از کسی بخواهید تا به فرد ثالثی بگوید که تماس بگیرد(کار سه مرحله شد) پیچیدگی کار می شود 9.

GTD چیست؟

Getting Things Done که به اختصار GTD خوانده می شود، به معنای "انجام دادن کارها"، یک روش مدیریتی است که توسط دیوید الن خلق شده است و در کتابی به همین نام شرح داده شده. GTD بر اصولی تکیه می کند که شخص وظایف را در خارج از ذهن خود نگهداری می کند. به این وسیله ذهن از امر به یاد آوردن تمام چیزهایی که باید انجام شوند رها شده و صرفاً بر انجام آن کار تمرکز می کند. این روش با تکیه بر حافظه خارجی نمونه ای کاربردی از تئوری علمی ذهن گسترده یا ممتد خواهد بود.

مهمترین اصول در GTD این ها هستند:

▪ جمع آوری کن.

▪ پردازش کن.

▪ مرتب کن.

▪ بررسی کن.

▪ انجام بده.

 GTD  یک سامانه ساده و کاربردی برای مدیریت کارها، اطلاعات و تمامی اتفاقات غیر منتظره‏ای است که در طول روز برای شما اتفاق می‏افتد. این سامانه ساده به سرعت در زندگی شخصی و حرفه‏ای شما قابل پیاده سازی است.

آیا می دانید که علت اصلی انجام نشدن کارها کمبود وقت نیست؟

آیا می دانید که در صورتی که آرامش را در ذهنتان تجربه کنید می توانید کارهای بیشتری انجام دهید؟

آیا می دانید که ما از ذهنمان به عنوان ابزار ذخیره سازی استفاده می کنیم در صورتی که کار ذهن ما تصمیم گیری خلاقانه است؟

آنچه که این مدل ارایه می‏دهد:

تکنیک‏های ساده و تاثیرگذار برای سازمان‏دهی اطلاعات پراکنده، پروژه‏ها و کارها.

نحوه پیاده سازی قدم به قدم یک فرآیند برای اطمینان از آگاه بودن و تسلط بر تمامی کارها و تعهدات شخصی شما.

چگونگی ضبط و ذخیره سازی تمام ورودی هایی که به صورت روزانه توجه شما را به خود جلب می کند و قرار دادن آن در سیستمی که ذهن شما بدان اعتماد دارد.

نحوه شفاف سازی و سازماندهی کارها و کاستن از احساس غرق شدن در حجم زیاد کار.

نحوه ذخیره سازی مراجع، ایمیل‏ها و دست نوشته‏ها برای بازیابی سریع و آسان آنها در آینده.

معرفی سامانه مدیریت زمان GTD

مدیریت کار GTD

معرفی سامانه مدیریت زمان GTD
GTD چیست؟

GTD یک سامانه ساده و کاربردی برای مدیریت کارها، اطلاعات و تمامی اتفاقات غیر منتظره‏ای است که در طول روز برای شما اتفاق می‏افتد. این سامانه ساده به سرعت در زندگی شخصی و حرفه‏ای شما قابل پیاده سازی است.

آیا می دانید که علت اصلی انجام نشدن کارها کمبود وقت نیست؟

آیا می دانید که در صورتی که آرامش را در ذهنتان تجربه کنید می توانید کارهای بیشتری انجام دهید؟

آیا می دانید که ما از ذهنمان به عنوان ابزار ذخیره سازی استفاده می کنیم در صورتی که کار ذهن ما تصمیم گیری خلاقانه است؟

آنچه که این مدل ارایه می‏دهد:
تکنیک‏های ساده و تاثیرگذار برای سازمان‏دهی اطلاعات پراکنده، پروژه‏ها و کارها.

نحوه پیاده سازی قدم به قدم یک فرآیند برای اطمینان از آگاه بودن و تسلط بر تمامی کارها و تعهدات شخصی شما.

چگونگی ضبط و ذخیره سازی تمام ورودی هایی که به صورت روزانه توجه شما را به خود جلب می کند و قرار دادن آن در سیستمی که ذهن شما بدان اعتماد دارد.

نحوه شفاف سازی و سازماندهی کارها و کاستن از احساس غرق شدن در حجم زیاد کار.

نحوه ذخیره سازی مراجع، ایمیل‏ها و دست نوشته‏ها برای بازیابی سریع و آسان آنها در آینده.

Getting Things Done که به اختصار GTD خوانده می شود، به معنای "انجام دادن کارها"، یک روش مدیریتی است که توسط دیوید الن خلق شده است و در کتابی به همین نام شرح داده شده. GTD بر اصولی تکیه می کند که شخص وظایف را در خارج از ذهن خود نگهداری می کند. به این وسیله ذهن از امر به یاد آوردن تمام چیزهایی که باید انجام شوند رها شده و صرفاً بر انجام آن کار تمرکز می کند. این روش با تکیه بر حافظه خارجی نمونه ای کاربردی از تئوری علمی ذهن گسترده یا ممتد خواهد بود.

در سیستم مدیریت زمان سنتی اولویت ها نقش مرکزی را بازی می کنند. در مقابل آلن در روش خود دو مفهوم کلیدی را مطرح می کند (کنترل و چشم انداز)، آلن از سه الگوی اساسی برای رسیدن به کنترل و چشم انداز نام می برد:
▪ یک چرخه کاری.
▪ یک بدنه کاری با ۶ سطح از درجات تمرکز.
▪ روش نقشه ریزی طبیعی.
GTD ذخیره کردن ، ردیابی کردن و بازیابی تمامی اطلاعاتی را که با کار مورد نظر و انجام دادنی مرتبط هستند، آسان می کند. آلن عقیده دارد تمامی موانع و انسدادهای ذهنی که با آن برخورد می کنیم، به دلیل نقشه مناسب و کافی نداشتن است. برای مثال در یک پروژه ما باید بدانیم به چه می خواهیم دست یابیم و چه کارهای مشخصی برای رسیدن به آن باید انجام شوند؟ این کار با تمرین زیاد به دست می آید در نتیجه در ذهن ما یک سری از کارهای متوالی ذخیره می شوند که در آینده نیاز نخواهد بود برای رسیدن به آن نقشه جدید بکشیم.
آلن ادعا می کند سیستم به یادآوری ذهن ما ناکاراست و به ندرت به یاد ما می آورد که در حال حاضر چه باید بکنیم؟ در نتیجه کارهای بعدی که در بخش مطمئن سیستم ما ذخیره می شوند محافظین خارجی هستند که آنچه واقعا باید انجام شود را به یاد ما می آورند.


● نقل قولی از کتاب دیوید آلن:
همه چیز را از ذهنت بیرون بکش. وقتی کاری پیش می آید همان زمان تصمیم بگیر نه زمانی که موقعیت آن تصمیم از بین رفته است. برای پروژه های خود یادآور بسازید و سیستم را همیشه به روز و کامل نگه دارید و همواره بررسی کنید.
مهمترین اصول در GTD این ها هستند:
▪ جمع آوری کن.
▪ پردازش کن.
▪ مرتب کن.
▪ بررسی کن.
▪ انجام بده.
ما همه می خواهیم کارها انجام شوند، چه کارهایی که مجبور به انجام آن هستیم تا سپس بتوانیم به کار مورد علاقه خود بپردازیم، چه برتر از آن، کارهایی که دوستشان داریم و جزو اهداف زندگی مان هستند. در اینجا تعداد زیادی فن و نکته را با هم مرور می کنیم که در کنار هم باعث خواهند شد کارها به خوبی به انجام برسند.
۱) مهم ترین کارها (م ت ک): در آغاز روز یا شب قبل سه کار از مهم ترین ۴ کاری که باید در روز آینده انجام دهید مشخص کنید. آنها را اول از همه انجام دهید. حتی در پایان روز اگر نتوانید کار دیگری غیر از آن سه تای اصلی انجام دهید، روز مفیدی را گذرانده اید.
۲) طرحهای بزرگ: طرحهایی که شما در هر فرصت اضافه ای به سراغشان می روید. طوری برنامه ریزی کنید که بصورت روزانه یا هفتگی وقتی اختصاص دهید و این سنگ بزرگ را به تدریج به جلو برانید.
۳) صفر کردن صندوق پست: هر ایمیلی را که بدستتان می رسد همان لحظه بخوانید و درباره اش تصمیم بگیرید. باید آن را پاک کنید؟ در لیست قرار دهید یا برای آن نیاز به یک منبع دارید؟ آن را در پوشه دیگری بگذارید. فقط صندوق پست را هر روز صفر کنید و به روز دیگر موکول ننمایید.
۴) زودتر از خواب برخیزید: با یک ساعت زودتر از خواب برخاستن، یک ساعت مفید به زندگی تان آغاز کنید. یک ساعت قبل از هر شخص دیگری.
۵) خلق ایده: عمل تولید ایده های متنوع بدون ویرایش یا سانسور خودتان. خیلی از مردم برای این کار از نقشه های ذهنی استفاده می کنند. به چیز یا فکری که قرار است شکل بگیرد بچسبید و از میانه آن را دنبال کنید و شروع کنید هر چه به ذهنتان می رسد را بنویسید. زیرمجموعه ها و موضوعات ریز و درشت آن را بسازید. به این توجه نکنید که ایده ها خوبند یا نه؟ فقط آنها را از ذهنتان بیرون بکشید. بعد از مدتی خودتان از ایده های نو خلاقی که بدست می آورید تعجب خواهید کرد.
۶) شکار لحظه ها: همیشه چیزی برای یادداشت برداری با خود داشته باشید مثل کاغذ و خودکار، یا PDA یا یک بسته کارت که برای همین کار استفاده شده.
هر فکری را که به ذهنتان می رسد شکار کنید هر چیزی مثل ایده، طرحی برای پروژه، قرار ملاقاتی که فکر می کنید به آن نیاز است یا حتی خریدی که باید از فروشگاه انجام دهید. منظم بررسی اش کنید و هر چیزی را به جایی که به آن تعلق دارید انتقال دهید.
۷) خواب بیشتر: خواب برای سلامتی، یادگیری و هوشیاری ضروری است. تحقیقات نشان می دهد بدن در طول نود دقیقه به یک چرخه خواب کامل فرو می رود پس خواب کمتر از آن تاثیری مانند خواب واقعی نخواهد داشت البته حال شما را بهتر خواهد کرد. هر شب هشت ساعت بخوابید. به خواب به چشم یک لذت نگاه کنید نه به چیزی که مجبورید انجام دهید یا جزو تفریحات غیرجدی است.
۸) قورباغه را قورت بده: کاری را که بیشتر از همه از آن بدتان می آید اول انجام دهید. بر اساس این نظریه که اگر اولین چیزی که صبح می خورید قورباغه باشد، بقیه روز به آن بدی نخواهد بود!
۹) دسته بندی کردن کارها: کارهای همانند را یکباره با هم انجام دهید. برای مثال ایمیل ها را در طول روز و تک و توک نخوانید. بجایش یک ساعت را اختصاص دهید و همه ایمیل ها را یکجا بخوانید این کار را برای پیغام های صوتی ، فایل بندی ها و غیره نیز انجام دهید.
۱۰) زنجیره را نشکن: برای دنبال کردن اهداف روزانه تان از یک تقویم استفاده کنید. یک روز برای ورزش، یک روز تصمیم می گیرید هزار لغت بنویسید و غیره. هر روز این زنجیره بزرگتر می شود و آن را تا حد ممکن نشکنید تا به موفقیت مطلوب برسید.
۱۱) بررسی: وقتی در نظر گرفته و هر هفته با خودتان آنچه انجام دادید و آنچه مربوط به هفته بعد است را بررسی کنید و اگر کار جدیدی قرار است اضافه شود آن کار را وارد برنامه کنید.
۱۲) نقش ها: هر کسی در زندگی اش نقشهای متفاوتی بازی می کند برای مثال یک نفر می تواند در زندگی شخصی اش معلم، دانشجو، همسر، فرزند، برادر عمو و .. باشد. درک درست از هر نقش و آموختن جداسازی این نقشها در همه حال، برای ایجاد توازن در زندگی ضروری است تا شما را به هدف نزدیکتر کند.
۱۳) غرق شدن در کار: این حالت زمانی اتفاق می افتد که شما انقدر جذب کار شدید که از گذشت زمان آگاه نیستید و گویا کار بصورت خودکار جلو می رود. رهایی از این وضعیت بصورت هوشیارانه سخت است اما می توان شرایطی را پیش بینی کرد که مانعی در مسیر گذاشته شود تا شما به خود بیایید و مقداری آرامش و استراحت داشته باشید.
۱۴) ایجاد محیط شخصی: می توانید در حال کار یک هدفون در گوش خود بگذارید مردم وقتی کسی را با هدفون می بینند کمتر مزاحمش می شوند. لازم نیست حتما موسیقی گوش بدهید، فقط خودتانید که می دانید چرا هدفون در گوش دارید!
۱۵) حافظه کتبی: به حافظه خود اعتماد نکنید و از همه چیز یادداشت بردارید، این واقعا کمک می کند. با مغز خود فکر کنید و با یادداشت منبعی داشته باشید که بتوان به آن رجوع کرد یا مسیر را دنبال کرد.
۱۶) اجازه خطا کردن: به خود اجازه خطا بدهید. این فکر را رها کنید که هر کاری را در بار اول باید کامل و بی نقص انجام داد. به خود قول بدهید که برگردید و درستش کنید!
۱۷) تمپلیت یا قالب آماده: برای کارهایی که همواره تکرار می شود یک قالب بسازید مثل پاسخ ها به مشتری، پست وبلاگ و غیره.
۱۸) لیست Not to do: این بار لیستی تهیه کنید از کارهایی که نباید انجام شوند زیرا به روند کار لطمه می زنند مثلا نباید در حین کار بصورت آن لاین بازی های فلش انجام دهید