چگونه جیمیل در مدیریت زمان به ما کمک میکند ؟
چگونه جیمیل در مدیریت زمان به ما کمک میکند ؟مدیریت زمان داستانی است که این روز ها برای همه مهم شده است .
گوگل هم در سرویس جیمیل خودش برای مدیریت زمان بهتر کاربرانش اقدام مفیدی را انجام داده است .. اولویت بندی !
با فعال کردن این امکان جدید ، اینباکس شما به سه قسمت تقسیم می شود : نامه های مهم خوانده نشده ، نامه های مهم خوانده شده (ستاره دار ) و نامه های معمولی .
این تقسیم بندی شما را مجبور می کند که به ترتیب اولویت به نامه ها پاسخ دهید و مدیریت بهتری روی زمان اختصاص داده شده به ایمیل هایتان داشته باشید .
کار جالب دیگری که گوگل در این مورد کرده است ، پیش بینی موارد با اولویت بالاست و البته کمک شما به گوگل برای تشخیص بهتر این موارد ..
برای فعال سازی این امکان جدید در جیمیل کافیست به گوگل اجازه دهید آن را برای شما فعال کند .
روی لینک جدیدی که در سمت راست بالای جیمیل اضافه شده است کلیک کنید :
New Priority Inbox
و از پنجره باز شده ، گزینه زیر را انتخاب نمایید :
Try Now
تبریک می گویم ! نامه های شما در جیمیل اولویت بندی شده است .
موانع موجود بر سر راه مدیریت زمان
موانع موجود بر سر راه مدیریت زمانمعمولا از وقت به درستی استفاده نمی شود و موانعی وجود دارند. با برداشتن این موانع می توانید خیلی سریعتر به اهداف خود برسید.
در زندگی افراد موفق یک مشخصه مهم به چشم می خورد و آن استفاده مناسب از وقت است. براستی آیا تا بحال اندیشیده اید که باارزشترین سرمایه شما زمانی است که در اختیار دارید. فرض کنید شخصی هر روز 86400 تومان به حسابتان واریز نماید و شما فقط در آن روز اجازه خرج کردن آنرا داشته باشید ، و اگر از این پول استفاده نکردید موجودی حساب خودبخود از بین برود و روز بعد مجددا فقط 86400 تومان در حسابتان باشد. وقت شما چنین وضعیتی دارد. در هر شبانه روز 86400 ثانیه در اختیار دارید که می توانید از آن به هر نحو دلخواه استفاده کنید. و در هر صورت آن روز تمام می شود و زمان قابل ذخیره سازی نیست. بنابرین اررزش این سرمایه بی نظیر را درک کرده و برای استفاده از آن برنامه ریزی کنید.
مدیریت زمان مهارتی است که توسط آن می توانید از وقت خود به بهترین نحو در راه رسیدن به هدفهای خود استفاده کنید. کتابهای بیشماری در این زمینه چاپ شده اند که به مفاهیم تیوری و عملی این موضوع می پردازند. به جای پرداختن به روشهای مدیریت زمان ، می خواهم در مورد رایج ترین مشکلاتی را که باعث عدم استفاده مفید از وقت می شود صحبت کنم. این نتایج را با سالها مشاهده و بررسی شرکتها ، بدست آورده ام که با خواندن آن شاید مشکل شرکت شما نیز کمتر شود.
اولین عامل که مانند سدی جلوی پیشرفت شرکتها را می گیرد ، تصورات اشتباه در مورد مدیریت زمان است. رایج ترین تصور اشتباه آن است که پرمشغله بودن نوعی استفاده مفید ازوقت است. حتی بسیار می شنوم که مدیران با افتخار می گویند که حتی برای صرف ناهار فرصت ندارند. اگر لیست کاهای روزانه شما خیلی بیشتر از زمان کاریتان است خوشحال نشوید بلکه بدانید که نیاز به مطالعه در زمینه مدیریت زمان دارید. تصور اشتباه رایج دیگر آن است که اگر چندین کار را بطور همزمان انجام دهیم بازدهی بیشتری داریم. این تصور اشتباه را آقای بیل گیتس با معرفی Multitasking بوجود آورد. البته این روش برای کامپیوتر بسیار کارامد است ولی نه برای انسان. شما هم حتما افرادی را دیده اید که در هنگام نوشتن گزارش بر روی صفحه کامپیوتر ، با تلفن نیز قرار کاری می گذارند و هر چند ثانیه یکبار لقمه ای از ساندویچ را می بلعند. تحقیقات دانشمندان نشان داده است که در صورت عدم تمرکز ، کارایی مغز انسان به 25% کاهش پیدا می کند. یعنی اگر تهیه یک گزارش کاری در صورت تمرکز کامل 15 دقیقه وقت اشغال کند، در حالت انجام همزمان چندین کار، به یک ساعت وقت نیاز است.
عامل بازدارنده دیگر ، عدم تفویض اختیار به دیگران است. مدیران معمولا تصور می کنند هیچکس قادر نیست کارها را با سرعت و کیفیت خودشان انجام دهد. بنابرین سعی می کنند تا آنجا که ممکن است انجام کارها را بدست گیرند و خود را درگیرر موارد کم اهمیت می سازند. این طرزتفکر باعث توقف رشد مجموعه خواهد شد. تصور کنید اگر هنری فورد سعی می کرد تمامی اتومبیلها را خود مونتاژ کند ، آیا می توانست میلونها اتومبیل تولید کند!؟ تفویض اختیار مهارتی است که در صورت استفاده ، باعث رشد سریع شرکت می شود.
راز دیگری که باعث سبقت جستن از رقیبان می شود، صرف مقداری از وقت روزانه برای کارهای مهم و غیرفوری است. یکی از دوستانم از چند سال قبل در فکر راه اندازی یک وب سایت برای شرکت است، ولی هیچگاه زمان لازم را پیدا نمی کند! چون کارهای فوری تری برای انجام وجود دارند. یک مدیر موفق حداقل نیمی از زمان کاری خود را صرف برنامه ریزی و توسعه می کند. ولی اگر هرروزه درگیر کارهای روال و تکراری هستید، انتظار پیشرفت زیادی نداشته باشید.
تعلل ( به تعویق انداخنتن کارها ) ، بخشی جداناپذیر از سرشت آدمی است. مردان موفق با تمرین و تلاش این عادت را از خود دور کرده اند. مدیران عمل گرا بسیار سریع رشد می کنند زیرا سعی نمی کنند انجام کاری را به بهانه های مختلف به تعویق بیندازند بلکه همواره می کوشند بهانه هایی را بیابند تا کاری را عملی سازند. اگر کارمندانتان کارها را به تعویق میاندازند ، قبل از خرده گیری به آنها نحوه مدیریت خود را مورد بازنگری قرار دهید. شاید انگیزه لازم را برای آنها ایجاد نمی کنید و یا شاید توقعات شما برای کارمندان ، واضح ومشخص نیستند.
آخرین مشکل که حتما باید مورد توجه قرار گیرد ، نداشتن برنامه کاری روزانه و هفتگی برای خود و کارمندان است. بسیاری از مردم وقتی صبح از خواب بیدار می شوند و می خواهند به سر کار بروند، نمی دانند چه کاری باید انجام دهند و منتظرند تا وقایع و اتفاقات ، روز کاری را شکل دهد و این یک فاجعه است. کسی که برنامه روزانه خود را نداند انگیزه بسیار کمی برای رفتن به محل کار خواهد داشت. آیا می توانید تصور کنید یک تیم فوتبال بدون هیچ طرح قبلی وارد زمین بازی شود و ببیند چه پیش می آید؟ مطمین باشید که شکست خواهد خورد. بنابرین سعی کنید برای خود و تمامی کارکنان برنامه کاری داشته باشید
پس از یاد نبرید که باارزش ترین سرمایه تان یعنی وقت در حال از بین رفتن است. از این سرمایه برای رسیدن به موفقیت استفاده کنید
نویسنده : ژان بقوسیان (www.Modiresabz.com)
15 نکته در مدیریت زمان
15 نکته در مدیریت زمان
در طول تاریخ، زمان و ابعاد مختلف آن، مورد توجه انواع تمدن‌ها بوده و امروزه این توجه بیش از پیش وجود دارد. گونه‌ای که فناوری‌های نو، محیطی فراهم آورده‌اند که تقریبا در کوتاه مدت می‌توان به اطلاعات بی شماری دسترسی پیدا کرده و کارها را بسیار سریع تر و آسان تر از پیش انجام داد. با این وجود، تمایل سرعت عمل در انجام کارها روز به روز بیشتر می‌شود. با چنین تمایلی این احساس در افراد به وجود می‌آید که از زمان عقب مانده و نمی‌توانند از آن به طور موثر بهره مند شوند. و سیر تاریخی نشان داده‌است که ضعف در مدیریت زمان، یک مساله قدیمی است. مسأله‌ای که فناوری آن را به وجود نیاورده و قادر به حل آن نمی‌باشد. در شرایطی که ابزار بیشتری برای مدیریت زمان در اختیار داریم و فرایندهای اداری، کمتر دستخوش کاغذ و ملزومات غیر لازم قرار می‌گیرد، مدیریت ضعف زمان را نمی‌توان پنهان نمود و اثر بخشی بیشتری مورد نیاز است. زیرا برای موفقیت بیشتر، چه در زندگی شخصی و چه در زندگی حرفه‌ای نیازمند بکارگیری راهبردهای مدیریت زمان می‌باشیم. این راهبردها برای استفادهٔ بهینه از وقت تنظیم شده و به عنوان روشهایی برای پایش و کنترل زمان به کار می‌رود. با استفاده موثر از زمان می‌توان اهداف را مشخص و وظایف و فعالیت‌ها را برنامه ریزی و اولویت بندی نمود. با برنامه ریزی و اختصاص زمان، درک افراد از زمان در دسترس، افزایش یافته و در نتیجه می‌توانند از زمان خود به صورت هدفمند و سازمان یافته بهره مند شدند. اولویت بندی امور و اختصاص زمان مشخص به هر فعالیت، موجب می‌شود وظایف گوناگون به موقع انجام گیرد. پس با استفاده از روشهای مدیریت زمان، بینش افراد در مورد نحوه استفاده از زمان بیشتر شده، تخمین دقیق تری از مدت زمان لازم جهت انجام کارها به دست می‌آورند و در مجموع نتایج مبتدی حاصل می‌گردد. برخی نتایج حاصل از شیوه‌های مختلف مدیریت زمان عبارتند از:
آماده سازی برای برنامه ریزی آگاهانه
یادآوری در انجام امور
سامان بخشیدن به افکار و فعالیت‌ها
انجام امور در زمان تعیین شده
ایجاد انگیزه لازم برای انجام کار
متمرکز ساختن توجه فرد به اولویت‌ها
جلوگیری از اتلاف وقت و امور غیر ضروری
سرعت در پیشرفت و ارتقاء عملکرد شخصی
کاهش فشار روزانه و در نتیجه افزایش سلامت روان
افزایش کارایی، سازماندهی و بهره وری
در مجموع با اجرای مدیریت زمان، برنامه ریزی و پایش، پیامدهای واقع بینانه تری حاصل می‌گردد و همه چیز به شکل موثر تر انجام می‌شود.
1. به دیگران قول 100% بدهید که کاری را تا تاریخ معینی به اتمام خواهید رساند. قول دادن به دیگران در شما انگیزه ایجاد می کند.
2. در مطالعه مجلات ، به منظور صرفه جویی در وقت ، مقالات مورد نیاز خود را جدا کنید و برای مطالعه بعدی بایگانی کنید.
3. تندخوانی را یاد بگیرید تا بتوانید در مدت کوتاهتری مطالب بیشتری را مطالعه کنید.
4. هر فعالیتی در جهت تقویت انضباط فردی برای استفاده بهتر از وقت و مدیریت زمان باعث تقویت سایر اصول انضباطی نیز می شود.
5. با حذف تمام کارهایی که انجام آنها از اهمیت ناچیزی برخوردار است ، می توانید کارهای خود را با سرعت بسیار بیشتری به اتمام برسانید.
6. پیش از آن که یک کتاب را به طور کامل بخوانید ، با ورق زدن و مرور سریع مطالب، سرعت خود را در خواندن کتاب بالا ببرید.
7. از خواندن مطالب غیرضروری خودداری کنید. اشتراک خود را با مجله ها و روزنامه هایی که به آنها نیاز ندارید قطع کنید.
8. هنگامی که بسیار خسته اید، به خانه آمدن و زود به رختخواب رفتن یکی از بهترین راه های استفاده از وقت است.
9. هر روز مقداری از وقتتان را به این اختصاص دهید که در مورد هدف های اصلی و واقعی خود و راه های بهتری که از طریق آنها می توانید روز به روز به هدف های خود نزدیک تر شوید فکر و تأمل کنید.
10 . رشد شخصیت ، عامل اصلی صرفه جویی در وقت است. هر قدر انسان برتری شوید با صرف وقت کمتری می توانید به هدف های خود برسید.
11 . سعی کنید در تنظیم وقت ماهرانه عمل کنید.
12 . همیشه برای انجام کارهایتان جدول زمان بندی شده داشته باشید و تمام کارها و قرار ملاقات ها را در آن بنویسید.
13 . هر کاری که انجام می دهید در واقع دارید وقتتان را می فروشید. آن را ارزان نفروشید.
14 . راهکارهای مدیریت زمان ، قدرت قضاوت، پیش بینی ، اطمینان و انضباط فردی را افزایش می دهد.
15 . مدیریت زمان ( تنظیم وقت ) بیش از هر چیز نیاز به انضباط فردی ، خویشتن داری و تسلط بر نفس دارد.
