درمورد Project Plan !
درمورد Project Plan !
هدف این نوشتار، بررسی چگونگی ایجاد و پیاده سازی یک «برنامهی پروژه» با یک رویکرد شش مرحله‌ای است. این رویکرد شش‌مرحله‌ای، مسیری را پیش روی مدیران پروژه قرار می‌دهد تا براساس آن بتوانند مانند، یک مدیر پروژه ، سطوح بالای سازمانی، عمل و تمام ابزار لازم را در زمان اجرای پروژه کنترل کنند.
مرحله‌ی اول:«برنامهی پروژه» را برای افرادی که از آن سود می‌برند توضیح دهید و عناصر کلیدی آن را به بحث بگذارید.
در بحث مدیریت پروژه، برنامهی پروژه از اصطلاحاتی است که بیشترین تعبیرها وبرداشت‌های نادرست در مورد آن صورت می‌گیرد و متاسفانه درست قابل فهم نیست. «برنامهی پروژه» مجموعه‌ای از مدارک و مستندات است که ممکن است در مدت زمان انجام پروژه تغییر کند. درست مانند نقشهی مسیر، راه و دستورالعمل پیمودن مراحل مختلف پروژه را ارایه می‌دهد. مدیر پروژه هم مانند یک مسافر نیازمند مشخص کردن جریان یا مسیر پروژه است. درست مانند یک راننده که ممکن است با مسایل و مشکلات مختلفی در جاده مواجه شود و یا مسیرهای جدیدی برای مقصد نهایی پیش‌رو داشته باشد، مدیر پروژه نیز ممکن است، نیازمند اصلاح مسیر انجام پروژه باشد.
یک برداشت نادرست رایج از طرح پروژه، معادل کردن طرح با خط زمانی یا جدول زمانی پروژه است، در حالی که مسیر یا دورهی زمانی پروژه، تنها یکی‌از عناصر طرح است. برنامهی پروژه در واقع محصول اصلی کل فرآیند طرحریزی است، بنابراین تمام مدارک و مستندات طرح ریزی یا به عبارتی برنامه‌ریزی را در برمی‌گیرد.
برای مثال، یک برنامهی پروژه برای ساخت یک ساختمان اداری جدید نه تنها تمام ویژگیهای ساختمان بودجه وبرنامه، بلکه ریسک، مبناها و مقایسه‌های کیفی، تاثیرات محیطی وغیره را نیز باید دربرگیرد.
عناصر یک برنامهی پروژه عبارت‌اند از:
- مبانی و خطوط اصلی و پایه‌ای: که بعضی وقت‌ها معیارهای‌عملکرد هم نامیده میشود؛ چرا که عملکرد کل پروژه بر مبنای آنها اندازه‌گیری میشود. این مبانی سه نقطه شروع قطعی و مسلم پروژه؛ یعنی بازه یا چشم انداز کار، برنامه و هزینه هستند، که برای اندازه‌گیری و برآوردِ درستیِ حرکت پروژه در مسیر اصلی خود در طول دورهی اجرا به کار برده می‌شوند.
- برنامه‌ها یا طرح‌های مدیریتی پایه‌ای:
این عنصر در برگیرنده‌ی مستنداتی دربارهی واریانس‌ها یا انحراف‌های پدید آمده در طول مسیر و چگونگی برطرف و کنترل کردن آن‌هاست.
- محصولات کاری ناشی از فرآیند برنامه‌ریزی یا طرحریزی شامل برنامه‌هایی برای مدیریت ریسک، کیفیت، فراهم آوری، کارگزینی و ارتباطات.
مرحله‌ی دوم:نقش‌ها و وظیفه‌ها را تعریف کنید:
شناسایی افراد سودبرنده؛ یعنی آنهایی که چه از پروژه و چه از نتایج حاصل از آن، سودهای قطعی و مسلم می‌برند، دربارهی پروژه‌ها‌ی مهم، بزرگ و دارای ریسک بالا چالش‌‌زا و مشکل است.
این احتمال وجود دارد که فهرست کاری و اولویت‌های مدیران، با افراد سود برنده مغایرت‌ها و تفاوت‌هایی داشته باشد. برای نمونه، ممکن است لیست مواردی که افراد سود برنده درشورای شهر-جایی که ساختمان جدید اداری در حال ساخت است- پیش‌نهاد میکنند، با آن چه که شرکت مهندسان مشاور ارایه میکنند، متفاوت باشد.
به طورقطع به این‌گروه‌ها، گروه‌های دیگری هم باید اضافه شود. از قبیل: توسعه‌دهندگانی که می‌خواهند مجتمع چند منظوره بسازند، شرکت مهندسی که این مجموعه را می‌سازد، شهروندانی که یک پارک را ترجیح می‌دهند، مشاورانی که اثرات زیست محیطی این بنا را مطالعه میکنند، خود شورای شهر و غیره.
شرکت مهندسی ممکن است که دیدگاه محدودتری داشته باشد. باید برای مدیر پروژه روشن شود که چه کاری به وسیله‌ی چه کسی انجام میشود و هر یک از افراد سود برنده چه تصمیمی می‌گیرند. در هر مورد باید موافقت مدیر پروژه نیز حاصل شود.
مرحله‌ی سوم:محدوده و چشم انداز کار را گسترش دهید:
فهرستی که مشخص کننده‌ی چشم انداز طرح است ، به طور قطع مهم‌ترین سند در برنامهی پروژه است. کاربرد آن در جلب توافق مشترک افراد سود برنده، در تعریف پروژه است. این سند مبنایی برای جلب نظر موافق حمایت کنندگان مالی و دیگر افراد سود برنده است و نیز احتمال به وجود آمدن برداشت‌ها و تفسیرهای نادرست یا اختلاف‌ها را کاهش می‌دهد. این سند با احتمال بالایی در دوران انجام پروژه رشد و تغییرمی‌کند و موارد زیر را در برمی‌گیرد:
- نیازها، الزامات و مشکلات کسب و کار
- اهداف پروژه: بیان میکند که برای حل مشکلات کسب و کار چه کارهایی در طول پروژه انجام شود.
- سودهای به پایان رساندن پروژه، همچنین تعدیل و توجیه پروژه.
- چشم انداز پروژه: بیان میکند که چه مواردی به پروژه اضافه یا کم شود.
- مبناها و مقیاس‌های سنجش کلیدی: عملکردها و دیگرعناصر که برحسب اندازه، سایز و ماهیت پروژه بیان می‌شوند.
این سند مانند قراردادی بین مدیر پروژه و حمایت‌کننده‌ی مالی است، با این تفاوت که هر نوع تغییر با تایید حمایت‌کننده‌ی مالی انجام میشود.
مرحله‌ی چهارم:خطوط اصلی و مبانی کلی پروژه را گسترش دهید:
خطوط اصلی بازه‌ی کاری: زمانی که موارد قابل تغییر یا حذف و اضافه در سند تایید شد، باید آنها را بر مبنای ساختار تفکیکی و تجزیه‌ایِ تمام موارد پروژه گسترش داد.
خطوط اصلی بازه‌ی کار شامل همه مواردی است که در پروژه وجود دارد و بنابراین تمام کارهایی را که باید انجام شوند، شناسایی میکند. این موارد باید جامع باشند. برای نمونه، بنا کردن یک ساختمان اداری موارد گوناگونی دارد که با خود ساختمان و به همان اندازه با مطالعات مربوط به تاثیرات آن، توصیه‌ها، پیش‌نهادها، نقشه‌ها، طرح‌های چشم‌‌انداز و ... رابطه دارد .
- مبانی و خطوط اصلی برنامه و هزینه.
- تمام فعالیت‌ها و وظایف مورد نیاز برای پیاده‌‌سازی و اجرای هر یک از موارد قید شده در سند را شناسایی کنید. مشخص کنید که فهرست وظایف با بیان چه جزییات و با چه دقتی باید به عوامل مختلف وابسته باشد، برای نمونه تجربه کاری گروه، ریسک و شرایط مطمئن نبودن پروژه، ابهام در مشخصات، مقدار خرید مورد انتظار.
- منابع هر یک از فعالیت‌های تعیین شده را مشخص کنید.
- تخمین بزنید که هر مسئولیت با چند ساعت کار انجام میشود.
- هزینه‌‌ی هر فعالیت را برآورد کنید. برای هر منبع از نرخ متوسط ساعتی استفاده کنید.
- به مقدار فشار روی هر منبع توجه داشته باشید؛ به این معنی که از هر منبع در نهایت چند ساعت می‌توان در پروژه استفاده کرد.
- نحوهی ارتباط یا وابستگی فعالیت‌ها به یکدیگر را تعیین کنید، یعنی هر فعالیت به کدام فعالیت‌های دیگر وابسته است و به این شکل مسیر بحران را برای‌خود ترسیم کنید تا فعالیت‌ها را برحسب اولویت انجام دهید.
- برنامه یا جدول کاری خود را گسترش دهید به گونه‌ای که تمام فعالیت‌ها، برآوردها و ارزیابی‌ها در یک تقویم کاری قرار گرفته باشد. باید یک دورهی زمانی (هفته، ماه، فصل، سال) در این جدول مشخص شده باشد و تعیین شود که در هر دورهی زمانی منتخب، کدام منبع، کدام فعالیت را به انجام می‌رساند، هر فعالیت در چه مدت زمان انجام میشود، و برابر برنامه چه موقع شروع میشود و کی به پایان می‌رسد.
- گسترش خطوط کلی هزینه‌ها: که در واقع یک بودجه با فاز یا دورهی زمانی است یا دوره هزینه - زمان(؟)
نباید تصور کرد که بعد از انجام هر مرحله از این فرآیند دیگر نیازی به تکرار آن نخواهد بود؛ به این معنی که در طول پیاده سازی پروژه، ممکن است مجبور شوید مرحله یا مراحلی را اضافه یا مرحله‌ای را به طور کامل یا تک به تک، دوباره تکرار کنید.
مرحله‌ی پنجم:طرح‌ها و نقشه‌های مدیریتی بنیادی و پایه‌ای پدید آورید. هنگامی که مبانی و اساس بازه‌ی کار، برنامهی کاری و هزینه‌ها را تدوین کردید، مراحلی به وجود آورید که از آن به بعد گروه پروژه بتواند مدیریت انحراف‌ها و واریانس‌های احتمالی در طول کار را به عهده بگیرد. تمام طرح‌ها و نقشه‌های مدیریتی به طور معمول شامل بازبینی، مرور و تایید دوباره است تا تغییرات لازم در مبانی را انجام دهد. سطوح متفاوت تایید، نیازمند انواع مختلف تغییرات است.
این طور نیست که تمام درخواست‌ها به تغییرات در بازه‌ی کار، برنامهی کاری یا هزینه‌ها و بودجه منجر شود، اما برای مطالعه و بررسی تمام درخواست‌ها وپیش‌نهادهای جدید و تاثیر آنها بر پروژه فرآیندی موردنیاز است.
مرحله‌ی ششم:ارتباط یا نحوهی ارتباطات
یکی از جنبه‌های مهم در برنامهی پروژه، طرح یا نقشه ارتباطات است. این سند موارد ذیل را دربردارد:
- چه کسی چه گزارشی را چند وقت یک‌بار، با چه قالب و شکلی و از طریق کدام رسانه‌ی ارتباطی می‌خواهد.
- مقولات مختلف چگونه و در چه زمانی برحسب مراحل مختلف موفقیت گسترش می‌یابند .
- اطلاعات مربوط به پروژه کجا ذخیره میشود و چه کسی میتواند به آن‌دست‌رسی داشته باشد.
- ریسک‌های جدیدی به وجود آمده و راه مقابله با آنها یا پاسخ دادن به آنها چیست.
- چه مقیاس‌های سنجشی مورد استفاده قرار خواهد گرفت تا اطمینان حاصل شود که یک محصول کیفی ساخته شده است.
- کدام ذخیره یا اندوخته‌ها برای کدام شرایط بحرانی و پیش‌بینی نشده مورد استفاده قرار گرفته است.
رسیدن محتوای پروژه به سودبرندگان اصلی، پس از به پایان رسیدن آن، بسیار مهم است. این ارتباط باید موارد زیر را دربرگیرد:
- بازبینی و تایید برنامهی پروژه
- فرآیندی برای تغییر محتوای طرح
- مراحل بعدی - اجرا و کنترل برنامهی پروژه و همچنین نقش‌ها و وظایف سودبرندگان.
گسترش یک برنامهی پروژه بی عیب و نقص و کامل زمان می‌خواهد. ممکن است مدیر پروژه وسوسه شود که مرحله‌ی طرح و برنامه‌ریزی را حذف کند و یک‌راست به سراغ اجرا برود.
همان‌طور که مسافری که با نقشهی قبلی و از پیش مطالعه شده اقدام به‌سفر میکند، بسیار سریعتر و آسانتر از مسافری که هیچ برنامه‌ریزی ندارد به مقصد می‌رسد، مدیر پروژه‌ای که‌برای ایجاد یک برنامهی پروژه‌ی تمیز و بی‌عیب وقت می‌گذارد مسیر سرراست‌تری برای رسیدن به موفقیت در پروژه طی خواهدکرد
ترجمه:مقاله منتشره در www.Computerweekly.com
نویسنده :Elizabeth and Richard Larson
کابرد قوانین مرفی در کنترل پروژه
کابرد قوانین مرفی در کنترل پروژه
قوانین مورفی توسط شخصی بنام کاپیـتـان ادوارد مورفی مهندس نیروی هوایی آمریکا در سـال 1949 پـا بـه عـرصه حضور گذاشت. وی هنگامی که روی پروژه ای در نیـروی هـوایـی مشغول بررسی روند کار بود متوجه شد که تراسفورماتوربه صـورت نـادرسـتی سیم پیچی شده در مـورد تکنسین مربوطه چنین گفت:” اگر این تکنسین راهی باشه تا بتونه کـارشـو درسـت انـجـام نده، اون راهو پیدا میکنه”
قـوانینمورفی اکنون افزون بر هـزاران قانون می بـاشد کـه توسط افراد گوناگون در سراسر جهان گرد آمده و مـجـموعـه ای ازقـوانـیـن حـاکـم بر زنـدگی هسـتند کـه اکثر آنها از بدبینی نشأت گرفته و جنبه شوخی دارند امـا بسـیاری از آنها نیزعینیت و واقعیت دارند.
قوانین مورفی در مدیریت ریسک پروژه با هدف پیش‌بینی بد آیندها در پروژه و پیش‌بینی بحران ها جهت یافتن راهی برای مدیریت آنها توسط مدرسین مدیریت پروژه یادآوری می‌گردد.
اکنون به برخی از این گزاره‌های مرتبط با قانون مورفی توجه کنید:
1- اگـر قـرار بـاشه کاری خراب بشه و درست پیش نره، حتما خراب می شـه آن هـم در نامناسبترین زمان!
2- اگر احتمال داشته باشه چندین کار خراب بشه، آن کـاری که بیشترین ضرر را خواهد زد درست پیش نخواهد رفت!
3- همه چیز در حال بدتر شدن است!
4- لبخند بزنید فردا همه چیز بدتر و وخیم تر خواهد شد.
5- احتمال آنکه یک شیء آسیب ببیند نسبت مستقیم دارد با ارزش آن!
6- همه کارها بیشتر از آنچه تصور میکنید بطول خواهد انجامید!
7- اگر شما تصمیم به انجام کاری میگیرید پیش ازآن لازم است ابتدا کار دیگری را انجام دهید!
8- هر راه حلی مشکل جدیدی پدید می آورد!
9- شما هنگام صبحانه خوردن هیچگاه نمیتوانید تعیین کنید کدام طرف نان را باید کره بزنید!
10- هرگاه جسم بـا ارزشی از دست شما به زمین می افتد به غیر قابل دسترس ترین مکان میرود (حلقه برلیان یا داخل سطل زباله می افتد و یا در چاه فاضلاب)!
11- شما هر موقع دنبال چیزی می گردید هـمیشه در آخـرین مـکانی که آن را جستجو میکنید می یابیدش!
12- هیچ اهمیتـی ندارد که شما به چه اندازه دنبال جنسی بگردید به محض آنکه آن را خریدید آن را در مغازه ای دیگر ارزانتر خواهید یافت!
13- همواره در خیابان در هنگام رانندگی ماشینها در لاین دیگر سریعتر حرکت میکنند!
14- زمانی که دستگاه معیوب خود را نزد تعمیرکار می برید کاملا بی عیب و درست کار خواهد کرد!
15- هر فردی راهی برای ثروتمند شدن در ذهنش دارد که عملی نمیباشد!
16- هر چیز خوب در زندگی یا غیر قانونی است ویا غیر اخلاقی و یا چاق کننده!!
17- هر کسی پول بیشتری دارد حکمرانی میکند!!
18- هیچ عمل نیکی بدون مجازات نخواهد ماند!!
19- هرگاه شما چیزی را در جای امنی قرار میدهید تا گم نشود دیگر هیچگاه نمیتوانید پیدایش کنید!
20- در ورزش گلف بهترین ضربه ها همیشه زمانی زده میشود که تنها باشید و بدترین آن هنگامیزده می شودکه در جمعی بازی می کنید و یا با فردی بازی میکنــید که میخواهید او را با بازی خود تحت تاثیر قرار دهید!!
21- هر چیزی را که می خواهید، نمیتوانید داشته باشید و آنچه را که دارید نمی‌خواهید!
22- احتمال آنکه کاری را که انجام میدهید دیگران ببـینند نـسب مسـتقیم دارد با میزان احمقانه بودن کار شما !
23- سنگین بودن ترافیک نسبت مستقیم دارد با میزان عجله شما برای زود رسیدن به مقصد !
24- هنگام ورود به پمپ بنزیـن جـایگاهـی را که انتخاب میکنید همیشه طولانی‌تر از جایگاه‌های دیگر خواهد بود.
25- هیچ اهمیتی ندارد من کجا میروم، من آنجا هستم!
26- هر کسی میتواند مدرک دانشگاهی بگیرد اما صاحب عقل نخواهد شد!
27- زباله از خلاء بیزار است آنقدر انباشته می‌گردد تا فضای موجود را پر کند!
28- هرگاه کفش نو را برای اولین بار به پا کنید همه پایشان را روی آن خواهد گذاشت!
29- زمانی که می خواهید لکه روی شیشه پنجره را پاک کنید همیشه لکه سمت دیگر شیشه میباشد!
30- قانون بقاء کثیفی: برای تمیز کردن هر چیزی چیز دیگری باید کثیف گردد!!
31- اگر امری احتمال دارد اتفاق بیافتد و خیلی هم خوشایند باشد،هرگز اتفاق نخواهد افتاد!
32- اگر حق با شما باشد هیچکس حرف شما را باور نخواهد کرد!
33- قوانین مانند تار عنکبوت می باشند تنها افراد ضعیف و فقیران به دام آن میافتند در صورتی که ثروتمندان و صاحبان قدرت آن را پاره کرده و میگریزند!!
34- دو عنصر در طبیعت فراوان میباشند: یکی هیدروژن و دیگری حماقت!!
35- جاده رسیدن به موفقیت همواره در دست ساختمان است!
36- هرگاه چیـزی را دور بیاندازید به محض آنکه دیگر به آن دسترسی نداشته باشید به آن نیاز پیدا خواهید کرد!
37- کار تیمی همواره ضروری می باشد چون به شما اجازه می دهـد تـا در صورت بروز مشکل فرد دیگری را نکوهش کنید!
38- احتـمـال آنـکه طـرف نانی که به آن کره مالیده شده است بروی فرش بیافتد نسبت مستقیم دارد به قیمت فرش!
39- شما هیچگاه نمی توانید با نگاه کردن به خطـوط راه آهـن، بـگویـید که قطار از کدام سمت خواهد آمد!
40- 0 = ثابت = عقل*زیبایی*در دسترش بودن
(معادله یـافتـن همسر بـه ایـن مفـهوم کـه هیـچ دختـر و زنی وجود ندارد که هر سه این خصوصیات را دارا باشد)!!
41- ماشینی که روبروی شما در حرکت است همیشه سرعتش از شما کمتر است!
42- هر چه عقیده ای مسخره تر باشد احتمال موفقیت آن بیشتر می باشد!!
43- افرادی که می توانند بهترین نصیحت ها را بکنند، نصیحت نمی کنند!!
44- دود سیگار هـمواره به سمت افراد غیـر سیـگاری حـرکت خواهد کرد، بدون توجه به سمت وزش باد!
45- جای پارک مناسب ماشین همیشه سمت دیگر خیابان میباشد!
46- برای هر عملی یک انتقاد برابر و مخالف آن وجود دارد!!
47- دوستان می آیند و می روند اما دشمنان انباشته میگردند!
48- هرگاه به دروغ به رئیس خود بگویید که علت تاخیر شما پنچر شدن چرخ ماشینتان بوده روز بعد چرخ ماشین شما پنچر خواهد شد !
49- تقریبا داخل شدن به کاری از خارج شدن از آن آسانتر است !
50- هیچ چیز هیچگاه بهتر نشده و نخواهد شد !
به روزتان حمله کنید قبل از آنکه آن به شما حمله کند.
Attack Your Day! Before It Attacks You:
Activities Rule. Not the Clock!
تهیه گزارش مختصر از کار های روزانه
تهیه گزارش مختصر از کار های روزانهیکی از کار هایی که برای مدیریت بهتر امور می توان انجام داد ، نوشتن کار های روزانه است.
با ترفند ساده ای که در اینجا مطرح می کنیم، با ساده ترین ابزار موجود کامپیوتری ( نت پد ) می توانیم گزارش کار روزانه ( لاگ کار ها ) را ثبت نماییم .
مراحل کار :
یک فایل خالی نت پد ( NotePad ) باز کنید و در خط اول آن بنویسید LOG.
نقطه، لاگ با حروف بزرگ، سر هم.
حالا این فایل را هر جا می خواهید ذخیره کنید. از این به بعد هر وقت این فایل را باز کنید و چیزی در آن بنویسید ساعت و تاریخ دقیق به طور خودکار در انتهای نوشته شما ذخیره می شود
از این ترفند می توانید برای ذخیره رویداد های مختلف استفاده کنیددر ضمن این فایل به راحتی قابل جستجو می باشد .
*به غیر از این، می توانید دکمه F5را فشار دهید و تاریخ و زمان در آن لحظه به مطلب شما اضافه شود.
برای نمونه ، یک فایل لاگ در پیوست نامه قرار داده شده است . می توانید از آن برای ایجاد لاگ های جدید استفاده نمایید .
منبع : سایت زنگوله
بانک زمان
بانک زمانتصور کنید حساب بانکی دارید که در ان هر روز صبح 86400 تومان به حساب شما واریز
می گردد و شما فقط تا اخر شب فرصت دارید تا همه پول ها را خرج کنید چون اخر وقت
حساب شما خود به خود خالی می شود .
در این صورت شما چه خواهید کرد ؟
البته سعی می کنید تا اخرین ریال را خرج کنید!
هر یک از ما یک چنین حساب بانکی داریم ؛ حساب بانکی زمان!
هر روز صبح در بانک زمان شما 86400 ثانیه واریز و تا پایان شب به پایان می رسد .
هیچ برگشتی در کار نیست و هیچ مقداری از این زمان به فردا اضافه نمی شود.
ارزش یک سال را دانش اموزی که مردود شده ، می داند.
ارزش یک ماه را مادری که فرزند نارس به دنیا اورده ، می داند.
ارزش یک هفته را سردبیر یک هفته نامه می داند.
ارزش یک ساعت را عاشقی که انتظار معشوق را می کشد.
ارزش یک دقیقه را شخصی که از قطار جا مانده .
ارزش یک ثانیه را ان که از تصادفی مرگبار جان به در برده ، می داند.
باور کنیدهر لحظه گنج بزرگی است !
گنجتان را اسان از دست ندهید!
به یاد داشته باشید: زمان به خاطر هیچ کس منتظر نمی ماند!
فراموش نکنید:
دیروز به تاریخ پیوست.
فردا معما است.
و امروز هدیه است