به روزتان حمله کنید قبل از آنکه آن به شما حمله کند.
Attack Your Day! Before It Attacks You:
Activities Rule. Not the Clock!Attacking
your day is like playing a board game. Know the rules! What if we think
of time as space? Time is the space in which we live. Just as a box is a
space we fill with goods, an hour is a “time box” we fill with
activities. The game lasts 24 hours and contains 24 time boxes. The
objective is to apply wisdom when choosing activities and filling the
boxes. Most old, established time management strategies do not fit
today’s high intensity, rapidly changing, fast-paced environment. What
we need is fast, flexible, easy solutions. You’ll find them in "Attack
Your Day! Before It Attacks You!".
تهیه گزارش مختصر از کار های روزانه
تهیه گزارش مختصر از کار های روزانهیکی از کار هایی که برای مدیریت بهتر امور می توان انجام داد ، نوشتن کار های روزانه است.
با ترفند ساده ای که در اینجا مطرح می کنیم، با ساده ترین ابزار موجود کامپیوتری ( نت پد ) می توانیم گزارش کار روزانه ( لاگ کار ها ) را ثبت نماییم .
مراحل کار :
یک فایل خالی نت پد ( NotePad ) باز کنید و در خط اول آن بنویسید LOG.
نقطه، لاگ با حروف بزرگ، سر هم.
حالا این فایل را هر جا می خواهید ذخیره کنید. از این به بعد هر وقت این فایل را باز کنید و چیزی در آن بنویسید ساعت و تاریخ دقیق به طور خودکار در انتهای نوشته شما ذخیره می شود
از این ترفند می توانید برای ذخیره رویداد های مختلف استفاده کنیددر ضمن این فایل به راحتی قابل جستجو می باشد .
*به غیر از این، می توانید دکمه F5را فشار دهید و تاریخ و زمان در آن لحظه به مطلب شما اضافه شود.
برای نمونه ، یک فایل لاگ در پیوست نامه قرار داده شده است . می توانید از آن برای ایجاد لاگ های جدید استفاده نمایید .
منبع : سایت زنگوله
بانک زمان
بانک زمانتصور کنید حساب بانکی دارید که در ان هر روز صبح 86400 تومان به حساب شما واریز
می گردد و شما فقط تا اخر شب فرصت دارید تا همه پول ها را خرج کنید چون اخر وقت
حساب شما خود به خود خالی می شود .
در این صورت شما چه خواهید کرد ؟
البته سعی می کنید تا اخرین ریال را خرج کنید!
هر یک از ما یک چنین حساب بانکی داریم ؛ حساب بانکی زمان!
هر روز صبح در بانک زمان شما 86400 ثانیه واریز و تا پایان شب به پایان می رسد .
هیچ برگشتی در کار نیست و هیچ مقداری از این زمان به فردا اضافه نمی شود.
ارزش یک سال را دانش اموزی که مردود شده ، می داند.
ارزش یک ماه را مادری که فرزند نارس به دنیا اورده ، می داند.
ارزش یک هفته را سردبیر یک هفته نامه می داند.
ارزش یک ساعت را عاشقی که انتظار معشوق را می کشد.
ارزش یک دقیقه را شخصی که از قطار جا مانده .
ارزش یک ثانیه را ان که از تصادفی مرگبار جان به در برده ، می داند.
باور کنیدهر لحظه گنج بزرگی است !
گنجتان را اسان از دست ندهید!
به یاد داشته باشید: زمان به خاطر هیچ کس منتظر نمی ماند!
فراموش نکنید:
دیروز به تاریخ پیوست.
فردا معما است.
و امروز هدیه است
چگونه جیمیل در مدیریت زمان به ما کمک میکند ؟
چگونه جیمیل در مدیریت زمان به ما کمک میکند ؟مدیریت زمان داستانی است که این روز ها برای همه مهم شده است .
گوگل هم در سرویس جیمیل خودش برای مدیریت زمان بهتر کاربرانش اقدام مفیدی را انجام داده است .. اولویت بندی !
با فعال کردن این امکان جدید ، اینباکس شما به سه قسمت تقسیم می شود : نامه های مهم خوانده نشده ، نامه های مهم خوانده شده (ستاره دار ) و نامه های معمولی .
این تقسیم بندی شما را مجبور می کند که به ترتیب اولویت به نامه ها پاسخ دهید و مدیریت بهتری روی زمان اختصاص داده شده به ایمیل هایتان داشته باشید .
کار جالب دیگری که گوگل در این مورد کرده است ، پیش بینی موارد با اولویت بالاست و البته کمک شما به گوگل برای تشخیص بهتر این موارد ..
برای فعال سازی این امکان جدید در جیمیل کافیست به گوگل اجازه دهید آن را برای شما فعال کند .
روی لینک جدیدی که در سمت راست بالای جیمیل اضافه شده است کلیک کنید :
New Priority Inbox
و از پنجره باز شده ، گزینه زیر را انتخاب نمایید :
Try Now
تبریک می گویم ! نامه های شما در جیمیل اولویت بندی شده است .
موانع موجود بر سر راه مدیریت زمان
موانع موجود بر سر راه مدیریت زمانمعمولا از وقت به درستی استفاده نمی شود و موانعی وجود دارند. با برداشتن این موانع می توانید خیلی سریعتر به اهداف خود برسید.
در زندگی افراد موفق یک مشخصه مهم به چشم می خورد و آن استفاده مناسب از وقت است. براستی آیا تا بحال اندیشیده اید که باارزشترین سرمایه شما زمانی است که در اختیار دارید. فرض کنید شخصی هر روز 86400 تومان به حسابتان واریز نماید و شما فقط در آن روز اجازه خرج کردن آنرا داشته باشید ، و اگر از این پول استفاده نکردید موجودی حساب خودبخود از بین برود و روز بعد مجددا فقط 86400 تومان در حسابتان باشد. وقت شما چنین وضعیتی دارد. در هر شبانه روز 86400 ثانیه در اختیار دارید که می توانید از آن به هر نحو دلخواه استفاده کنید. و در هر صورت آن روز تمام می شود و زمان قابل ذخیره سازی نیست. بنابرین اررزش این سرمایه بی نظیر را درک کرده و برای استفاده از آن برنامه ریزی کنید.
مدیریت زمان مهارتی است که توسط آن می توانید از وقت خود به بهترین نحو در راه رسیدن به هدفهای خود استفاده کنید. کتابهای بیشماری در این زمینه چاپ شده اند که به مفاهیم تیوری و عملی این موضوع می پردازند. به جای پرداختن به روشهای مدیریت زمان ، می خواهم در مورد رایج ترین مشکلاتی را که باعث عدم استفاده مفید از وقت می شود صحبت کنم. این نتایج را با سالها مشاهده و بررسی شرکتها ، بدست آورده ام که با خواندن آن شاید مشکل شرکت شما نیز کمتر شود.
اولین عامل که مانند سدی جلوی پیشرفت شرکتها را می گیرد ، تصورات اشتباه در مورد مدیریت زمان است. رایج ترین تصور اشتباه آن است که پرمشغله بودن نوعی استفاده مفید ازوقت است. حتی بسیار می شنوم که مدیران با افتخار می گویند که حتی برای صرف ناهار فرصت ندارند. اگر لیست کاهای روزانه شما خیلی بیشتر از زمان کاریتان است خوشحال نشوید بلکه بدانید که نیاز به مطالعه در زمینه مدیریت زمان دارید. تصور اشتباه رایج دیگر آن است که اگر چندین کار را بطور همزمان انجام دهیم بازدهی بیشتری داریم. این تصور اشتباه را آقای بیل گیتس با معرفی Multitasking بوجود آورد. البته این روش برای کامپیوتر بسیار کارامد است ولی نه برای انسان. شما هم حتما افرادی را دیده اید که در هنگام نوشتن گزارش بر روی صفحه کامپیوتر ، با تلفن نیز قرار کاری می گذارند و هر چند ثانیه یکبار لقمه ای از ساندویچ را می بلعند. تحقیقات دانشمندان نشان داده است که در صورت عدم تمرکز ، کارایی مغز انسان به 25% کاهش پیدا می کند. یعنی اگر تهیه یک گزارش کاری در صورت تمرکز کامل 15 دقیقه وقت اشغال کند، در حالت انجام همزمان چندین کار، به یک ساعت وقت نیاز است.
عامل بازدارنده دیگر ، عدم تفویض اختیار به دیگران است. مدیران معمولا تصور می کنند هیچکس قادر نیست کارها را با سرعت و کیفیت خودشان انجام دهد. بنابرین سعی می کنند تا آنجا که ممکن است انجام کارها را بدست گیرند و خود را درگیرر موارد کم اهمیت می سازند. این طرزتفکر باعث توقف رشد مجموعه خواهد شد. تصور کنید اگر هنری فورد سعی می کرد تمامی اتومبیلها را خود مونتاژ کند ، آیا می توانست میلونها اتومبیل تولید کند!؟ تفویض اختیار مهارتی است که در صورت استفاده ، باعث رشد سریع شرکت می شود.
راز دیگری که باعث سبقت جستن از رقیبان می شود، صرف مقداری از وقت روزانه برای کارهای مهم و غیرفوری است. یکی از دوستانم از چند سال قبل در فکر راه اندازی یک وب سایت برای شرکت است، ولی هیچگاه زمان لازم را پیدا نمی کند! چون کارهای فوری تری برای انجام وجود دارند. یک مدیر موفق حداقل نیمی از زمان کاری خود را صرف برنامه ریزی و توسعه می کند. ولی اگر هرروزه درگیر کارهای روال و تکراری هستید، انتظار پیشرفت زیادی نداشته باشید.
تعلل ( به تعویق انداخنتن کارها ) ، بخشی جداناپذیر از سرشت آدمی است. مردان موفق با تمرین و تلاش این عادت را از خود دور کرده اند. مدیران عمل گرا بسیار سریع رشد می کنند زیرا سعی نمی کنند انجام کاری را به بهانه های مختلف به تعویق بیندازند بلکه همواره می کوشند بهانه هایی را بیابند تا کاری را عملی سازند. اگر کارمندانتان کارها را به تعویق میاندازند ، قبل از خرده گیری به آنها نحوه مدیریت خود را مورد بازنگری قرار دهید. شاید انگیزه لازم را برای آنها ایجاد نمی کنید و یا شاید توقعات شما برای کارمندان ، واضح ومشخص نیستند.
آخرین مشکل که حتما باید مورد توجه قرار گیرد ، نداشتن برنامه کاری روزانه و هفتگی برای خود و کارمندان است. بسیاری از مردم وقتی صبح از خواب بیدار می شوند و می خواهند به سر کار بروند، نمی دانند چه کاری باید انجام دهند و منتظرند تا وقایع و اتفاقات ، روز کاری را شکل دهد و این یک فاجعه است. کسی که برنامه روزانه خود را نداند انگیزه بسیار کمی برای رفتن به محل کار خواهد داشت. آیا می توانید تصور کنید یک تیم فوتبال بدون هیچ طرح قبلی وارد زمین بازی شود و ببیند چه پیش می آید؟ مطمین باشید که شکست خواهد خورد. بنابرین سعی کنید برای خود و تمامی کارکنان برنامه کاری داشته باشید
پس از یاد نبرید که باارزش ترین سرمایه تان یعنی وقت در حال از بین رفتن است. از این سرمایه برای رسیدن به موفقیت استفاده کنید
نویسنده : ژان بقوسیان (www.Modiresabz.com)